B&B Concept AG se conçoit comme un sparring partner. Cet état esprit n‘est pas une valeur invariable, mais la société fiduciaire joue son rôle dans ce processus. Toujours proche du client, en constante évolution et agissant avec compétence, elle se considère comme un partenaire et un catalyseur pour la numérisation des processus financiers de ses propres clients. Grâce à la standardisation et à l‘automatisation, l’amélioration de l’efficience permet aux fiduciaires et à leurs clients de découvrir aujourd’hui des espaces de liberté pour développer des solutions aux problématiques vraiment déterminantes du secteur financier. «Selon leur souhait, nos clients peuvent plus ou moins prendre part aux processus, s’inspirer de nous ou nous laisser les coacher», déclare Boris Blaser, expert fiduciaire et propriétaire de B&B Concept AG.

Transformation numérique dans le domaine fiduciaire
«Les sociétés fiduciaires sont, en particulier, très fortement concernées par la numérisation, car c’est non seulement leur propre entreprise, mais aussi leurs clients qui sont soumis à la transformation numérique et le comportement des utilisateurs change inévitablement», explique M. Blaser. Dans la première étape du processus de transformation, B&B Concept AG s‘est concentrée sur la numérisation de ses propres processus. Pour Blaser, c‘est une condition indispensable pour être un sparring partner, un expert et un accompagnateur dans une stratégie numérique. «La stratégie numérique consiste à automatiser les processus de travail, à stocker l‘information par voie électronique et à la rendre accessible indépendamment du lieu. Tout cela peut et doit accroître l‘efficacité des processus de gestion.»

Objectif recherché : Se concentrer sur la numérisation globale des processus fiduciaires

B&B Concept recherchait explicitement bien plus qu‘une simple solution de numérisation et d‘archivage pour la gestion de documents de ses quelque mille clients : pour les informations décisives, le système doit être capable de gérer de nombreuses informations détaillées en plus du document. «Dans le secteur fiduciaire, les documents constituent la base de l‘information nécessaire. La manipulation du papier est inefficace et le système de classement traditionnel offre peu de transparence», explique Boris Blaser en décrivant la situation d’origine. En matière de comptabilité d‘entreprise et de gestion des ressources, de nouvelles possibilités ont été proposées et «grâce à l‘intégration numérique, les échanges de données peuvent être évalués et traités de manière plus directe, transparente et rapide.»

Exigence de gestion des métadonnées
M. Blaser utilise l‘exemple des contrats d‘assurance ou des documents fiscaux pour déterminer quand les échéances et les délais sont déterminants. «La nouvelle solution doit permettre une gestion solide des métadonnées», explique M. Blaser, en formulant les exigences qu‘il impose pour un nouveau système. Il s‘agit de données concernant un document qui fournissent des informations supplémentaires, par exemple dans un contrat ou une commande, ou des délais importants qui doivent être respectés. «Dans l‘ensemble, nous avons voulu améliorer la qualité et le niveau de coopération», tel était notre objectif, explique Blaser. Et cela n‘est possible que si, d‘une part, il y a une transparence immédiate sur l’avancement des tâches individuelles concernant chaque membre de l‘équipe. «D‘autre part, nous voulions nous éloigner des questions purement organisationnelles et nous concentrer sur les contenus techniques et les suggestions entre les gestionnaires client, les responsable d’affaires et les clients.»

Solution trouvée : Transparence des processus de base

Après concertation avec les spécialistes de Faigle Solutions AG, B&B Concept a rapidement opté
pour un système de gestion de l‘information. Aujourd‘hui, Blaser est convaincu qu‘avec M-Files, ils sont prêts pour le processus de transformation. «Après un an d’utilisation de M-Files, la solution CRM, précédemment utilisée, a été entièrement remplacée. Toutes les données et tous les documents des clients sont désormais gérés avec M-Files et le système ERP ABACUS associé.»

Aperçu de toutes les étapes de travail
Les six processus fiduciaires de base sont désormais traités sur la plateforme. «Les processus sont de nature assez complexe», ajoute l‘expert fiduciaire. Le document final contient à lui seul douze étapes différentes. C‘est précisément là que réside l’un des points forts du traitement numérique avec M-Files. «Puisque tous les processus et checklists sont traités avec M-Files, il y a une transparence totale sur l’avancement des travaux pour tous les clients». Contrairement à ce qui se passait dans le passé, lorsque les employés essayaient de créer ces listes à partir de plusieurs listes Excel.

Echange d’informations plus rapide et plus ciblé
Même la qualité du travail s‘est aussi nettement améliorée. «Notre réunion d‘équipe hebdomadaire est devenue plus efficiente», déclare le propriétaire. L’envoi automatique d’e-mails adressés aux clients - par exemple concernant la facturation de la TVA - permet un échange plus rapide des informations. Le flux de reçus et de documents numériques entre la société fiduciaire et le client augmente aussi considérablement l‘efficience des deux parties. Cela se reflète également dans la structure de l‘équipe, explique Blaser. «La numérisation et l‘automatisation ont considérablement réduit le travail manuel fastidieux.

Plus de conseils sur les contenus
Grâce à M-Files, l‘équipe de B&B Concept peut maintenant satisfaire plus de clients en même temps, ce qui constitue un potentiel de croissance appréciable étant donné la pénurie actuelle de personnel dans le secteur. En outre, les services se sont tournés vers le conseil en matière financière, explique Boris Blaser. Il se plaît à le souligner. C‘est aussi la seule façon, pour lui et son équipe, de rester dans le futur un sparring partner sportif pour ses clients.

Logiciels utilisés
M-Files, la solution leader et hautement intégrative de gestion de l‘information, des contenus et des documents. Elle peut être utilisée localement, à partir du Cloud ou comme solution hybride.