La numérisation des processus s’est imposée comme une priorité

Didier Oppliger, directeur de Faigle SA Suisse romande, explique comment les entreprises gagnent en efficacité en numérisant leurs processus et en automatisant leurs flux de travail à l’aide d’un déploiement sur-mesure d’une solution de gestion électronique des documents (GED).

Quelles sont actuellement les priorités des entreprises en matière de gestion électronique des documents (GED), de numérisation des processus et d'automatisation des flux de travail ?

Nous constatons que les entreprises cherchent avant tout à simplifier la recherche de documents. Nos clients souhaitent trouver sans difficultés leurs documents et informations, comme ils le font avec un moteur de recherche tel que Google. La GED permet de numériser les documents papier, en insérant automatiquement toutes les informations pertinentes dans les logiciels de gestion de l’entreprise. L’objectif du déploiement d’une solution GED consiste également à simplifier le flux de travail de la validation des factures fournisseurs, qui sont scannées et automatiquement distribuées aux collaborateurs chargés d'approuver le lien entre la facture et le bon de commande, le montant, etc. Le processus fonctionne aussi bien sur PC, que sur smartphone et tablette. L’un des avantages de la GED réside par ailleurs dans la possibilité d’intégrer les factures scannées directement dans le logiciel de comptabilité.   

Quel est l'impact du télétravail sur la demande en solutions GED ?

En devant passer en urgence au télétravail en raison des mesures contre la crise de Covid, des entreprises se sont rendu compte de leurs lacunes en matière de digitalisation et de gestion électronique des documents. La numérisation des processus s’est imposée comme une priorité pour accroître la productivité des collaborateurs. Dans ce contexte qui va perdurer, la GED permet aussi de garantir que la communication à l’interne comme à l’externe reste optimale. En outre, certaines entreprises peuvent décider de numériser leurs archives, spécialement celles dont les activités dépendent de ces documents.

A quels gains de productivité les entreprises qui déploient ce genre de solutions peuvent-elles s’attendre ? 

Les gains de productivité fluctuent bien entendu en fonction des modules de GED déployés par l'entreprise. Mais nous estimons qu’en moyenne, une PME de 20 à 150 collaborateurs est en mesure de diviser par deux le temps nécessaire à l’interne pour exécuter les tâches qui ont été numérisées. Pour reprendre l'exemple de l'intégration des factures dans la solution de compatibilité, plus le nombre de factures est élevé, plus le ratio des gains de productivité augmente. La saisie manuelle de cent factures prend environ trois heures, alors que le processus numérisé ne demande tout au plus qu’une dizaine de minutes pour d’éventuelles vérifications. Je peux aussi donner l’exemple d’un client qui a racheté trois entreprises en quelques mois. Grâce à la GED, ces opérations ne l’ont pas obligé à étoffer son staff administratif.

Quels sont les défis de ce type de déploiement et quels types d'accompagnement proposez-vous aux entreprises ?

Il est primordial que l’analyse des processus soit parfaitement réalisée, afin que la solution proposée corresponde aux besoins de votre entreprise. Il s’agit d’un déploiement sur-mesure, chaque entreprise ayant des processus et logiciels différents. Les challenges peuvent résider au niveau de la communication entre le chef de projet et l’intégrateur de la solution. Il convient dès lors de choisir un prestataire comme Faigle, doté d’une grande qualité d’écoute et de l'expertise pour  guider ses clients vers le choix des bonnes solutions. Une fois une formation de base fournie aux utilisateurs finaux, il est nécessaire de procéder lors de l’installation à un fine-tuning basé sur leur feedback. Nous proposons par la suite un service après-vente complet qui, en plus du support, inclut une veille technologique qui assure aux clients de bénéficier des nouveautés et de l’évolutivité des produits de notre offre.

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