Die B&B Concept AG versteht sich als Partner und Katalysator für die Digitalisierung der Finanzprozesse ihrer eigenen Kunden. Durch die Effizienzsteigerung aus Standardisierung und Automatisierung gewinnen heute sowohl Treuhänder als auch deren Kund:innen Freiräume für die Lösungserarbeitung der wirklich entscheidenden Fragestellungen im Finanzbereich. Als erster Schritt bei der Transformation stand für die B&B Concept AG die Digitalisierung der eigenen Prozesse im Fokus. 

Gesucht: Ganzheitliche Digitalisierung von Treuhandprozessen im Fokus
Für das Management der Dokumente der rund eintausend Mandant:innen suchte B&B Concept ausdrücklich nach deutlich mehr als einer reinen Scan- und Archivierungslösung: Für die entscheidenden Informationen sollte das System in der Lage sein, zusätzlich zum Dokument zahlreiche Detailinformationen zu verwalten. In der Unternehmensbuchführung und im Ressourcenmanagement haben sich ganz neue Möglichkeiten aufgetan und dank der digitalen Integration lassen sich Datenflüsse direkter, transparenter und schneller auswerten und aufarbeiten. 

Metadaten-Management gefordert
Boris Blaser, Inhaber der B&B Concept AG, macht es am Beispiel von Versicherungsverträgen oder bei Steuerunterlagen fest, wo die Laufzeiten und etwaige Fristen entscheidend sind. „Die neue Lösung musste über ein starkes Metadaten-Management verfügen“, formuliert Blaser die Anforderungen, die er an ein neues System stellte. Darunter versteht man Informationen zu einem Dokument, die ergänzende Auskunft geben, ob es sich beispielsweise um einen Vertrag oder einen Auftrag handelt oder wenn es um wichtige Termine geht, die einzuhalten sind. „Insgesamt wollten wir die Qualität und das Niveau der Zusammenarbeit erhöhen“, erklärt Blaser das anvisierte Ziel. Und dies sei nur möglich, wenn zum einen die Transparenz über den Stand der einzelnen Arbeiten für alle im Team sofort gegeben sei.

Gefunden: Transparenz über die Kernprozesse
Nach Beratung durch die Spezialist:innen der Faigle entschied man sich bei B&B Concept schnell für ein Informationsmanagementsystem.

Alle Arbeitsschritte im Überblick
Alle sechs Kernprozesse des Treuhandgeschäfts werden inzwischen auf der Plattform bearbeitet. Alleine die Abschlussarbeit beinhalte zwölf einzelne Prozessschritte. Genau hier zeigt sich eine der vielen Stärken der digitalen Verarbeitung mit M-Files. Da alle Prozesse und Checklisten mit M-Files gepflegt werden, besteht die volle Transparenz über den Stand der Arbeiten bei allen Mandant:innen. Im Unterschied zu früher, als die Mitarbeitenden diese mit zahlreichen Excel-Listen herzustellen versuchten.

Zielorientierter und schnellerer Informationsfluss
Auch die Qualität der Arbeit hat sich deutlich gesteigert. Automatisierte E-Mails an die Kund:innen – beispielsweise im Bereich Mehrwertsteuer-Abrechnung – sorgen für einen schnelleren Informationsfluss. Auch der digitale Fluss von Belegen und Unterlagen zwischen Treuhänder:innen und Kund:innen steigert die Effizienz auf beiden Seiten enorm. Das mache sich auch in der Teamstruktur bemerkbar, erwähnt Blaser. Durch die Digitalisierung und Automatisierung hat sich die mühsame manuelle Arbeit drastisch verringert.

Mehr inhaltliche Beratung
Das Team von B&B Concept kann mit M-Files heute gleichzeitig mehr Mandant:innen betreuen – beim aktuellen Personalmangel in der Branche ein willkommenes Wachstumspotenzial. Zudem haben sich die Leistungen auf inhaltliche Beratung zu Finanzfragen verlagert, sagt Boris Blaser. Nur so können er und sein Team auch in Zukunft ein sportlicher Sparringpartner für ihre Kund:innen sein.