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Ein informiertes Business mit Dokumentenmanagement

 

Digitalisieren Sie sämtliche Informationen von einzelnen Dokumenten bis hin zu ganzen Dossiers und setzen Sie sie mittels Metadaten zueinander in Beziehung. Auf unkomplizierte Weise entsteht so ein plattformübergreifendes und benutzerfreundliches Dokumentenmanagement, das Ihnen hilft, Daten leicht zu archivieren, zu finden und zu teilen. Für eine nahtlose Integration in Ihre bestehende IT-Umgebung begleiten wir den ganzen Prozess von der Situationsanalyse über die Metadatenstrukturierung bis zur Datenmigration. 

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Vorteile des Dokumentenmanagements

Transparenz & Kontrolle
Ein Faigle Dokumentensmanagement schafft Transparenz, Übersicht, Klarheit und vor allem Sicherheit, weil alle Dokumente und Daten als Informationen in einem System den Mitarbeitenden gebündelt und übersichtlich zur Verfügung stehen.

Effizienz & Kosten
Dokumente und Daten automatisiert erfassen, Informationen erkennen, ohne Redundanzen zentral speichern und verfügbar machen. So wird die die Suche nach Informationen effizient und der Mitarbeitende kann sich auf seine Arbeit konzentrieren. 

Know-how-Zugewinn
Dokumente und Daten intelligent und zentral verwalten, damit deren wertvolle Informationen nicht verloren gehen, sondern nutzbringend auch in automatisierten Prozessen eingesetzt und nachhaltig darauf aufgebaut werden können.

So funktioniert unser Dokumentenmanagement

  • Digitalisierte Ablage und Archivierung von Dokumenten

    Selbst die ausgeklügeltsten Ablagesysteme haben einen Haken: Sie werden der individuellen Logik der unterschiedlichen Nutzer nicht gerecht, wodurch langes Suchen oder falsches Ablegen vorprogrammiert ist. Ein gutes Informationsmanagement löst dieses Problem einfach, indem es Dateien aller Art klassifiziert und in Beziehung zueinander setzt. So sind sämtliche Informationen zu einem Kunden oder Projekt auf einen Blick ersichtlich und können auf unterschiedliche Art abgerufen werden.

  • Schneller Zugriff auf Dokumente und Informationen

    In unserem Dokumentenmanagementsystem werden Dateien volltextindexiert hinterlegt und mit spezifischen Metadaten wie Rechnungs-, Kunden- oder Projektnummer, E-Mail oder Absender ergänzt. Ob Sie also Merkmale oder Suchbegriffe abrufen: Die intelligente Metadatenstruktur stellt die gewünschte Dokumentenauswahl ohne Zeitverlust zur Verfügung.

  • Vereinfachte Konformitätsprüfungen

    Ein intelligentes Dokumentenmanagement bewahrt Unternehmen vor Fehlern. Indem Richtlinien konfiguriert werden, ist es unmöglich, sie bei der Informationsbearbeitung nicht einzuhalten. Unsere Lösung bietet Möglichkeiten, rechtliche Anforderungen in der jeweiligen Anwendung zu erfüllen, ohne dass sich die Abläufe verkomplizieren. Alle Interaktionen werden automatisch protokolliert und alle Informationsmutationen versioniert festgehalten. So ist jeder Arbeitsschritt nachvollziehbar.

  • Zahlreiche Schnittstellen

    Passend zu Ihrer individuellen IT-Umgebung verfügen Dokumentenmanagement-Lösungen der Faigle über zahlreiche Schnittstellen. So kann unser Dokumentenmanagement zum Beispiel vollständig in das Microsoft-Produktportfolio integriert und an Lösungen wie Salesforce, Abacus und viele andere angebunden werden. Dank unseres innovativen Entwicklungsteams entwickeln wir darüber hinaus individuelle und branchenspezifische Schnittstellen und Ergänzungsmodule.

  • Umfassende Datenmigration

    Alte und neue Daten werden einheitlich archiviert. Bei der Implementierung eines Dokumentenmanagement migrieren wir Ihren kompletten Datenbestand in das neue System: Die bestehenden Papierarchive werden digitalisiert, Datenbanken eingebunden und die Repositorys Ihrer Metadaten integriert. Unsere grosse Erfahrung bei der Migration oder der Anbindung von bestehenden Systemen bringt Effizienz in die Projektumsetzung.

  • Sicherheit

    Unsere mehrstufigen Berechtigungs- und Zugriffssysteme lassen sich von der physischen oder logischen Trennung einzelner Informationsarchive bis hinunter zum individuellen Dateizugriff präzise konfigurieren. So stellen wir sicher, dass Ihre Informationen nicht in die falschen Hände geraten.

    Dank der Zwei-Faktoren-Authentifizierung, die auch mit MS Azure, Google oder anderen externen Authentifizierungsstellen kombiniert werden kann, erfüllen unsere Lösungen die höchsten Sicherheitsanforderungen.

    Eine Anbindung an Microsofts ActiveDirectory und weiterer LDAP-basierter Systeme ist nahtlos möglich.

    Wir erfüllen höchste Anforderungen an die Authentifizierung. 

  • Integration in die IT-Landschaft

    Unsere Lösungen integrieren sich nahtlos in Ihr bestehendes Applikationsportfolio. Auf Wunsch binden wir sie auch in Ihr Repository ein. Auch die vollständige Integration in Microsoft Office und SQL-Serverinstallationen ist gewährleistet, wodurch etliche Arbeitsschritte entfallen. Der Betrieb ist im eigenen Rechenzentrum, bei einem Hoster oder in der Cloud möglich. Auch hybride Lösungsarchitekturen, die unterschiedliche Infrastrukturbestandteile miteinander verbinden, lassen sich umsetzen. 

  • Mobiler Informationszugriff

    Arbeiten Sie ortsunabhängig. Zusätzlich zum Desktop-Client ermöglichen unsere Lösungen auf Wunsch den mobilen Informations- und Datenzugriff auf der Basis von iOS- und Android-Apps oder mittels Webbrowser – ohne Mehrkosten. Auf diese Weise arbeiten Sie auch von zu Hause aus oder unterwegs ohne Einschränkungen: von der Kontrolle und Freigabe von Kreditorenrechnungen bis hin zur Digitalisierung von Spesenbelegen.

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Einstieg in die digitale Dokumenten- und Datenverwaltung

Mit Faigle FS Starter verfügen Sie über eine sichere und kostengünstige Anwendung zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Ob Kreditoren-Rechnungsfreigabe, Projektverwaltung oder Offerterstellung – mit dem FS Starter erhalten Sie eine effiziente Datenverwaltung mit sieben digitalen Workflows sowie eine zukunftsweisende Dokumentenablage und können jederzeit von überall auf diese zugreifen. Das Ergebnis: Eine effiziente, transparente und sichere Verfügbarkeit Ihrer perfekt organisierten Dokumente. 

M-Files: das smarte DMS System

Mit der DMS Lösung von M-Files können Sie über eine zentrale Plattform auf verschiedene Systeme, Inhalte und Speicherorte zugreifen. Nutzerfreundliche Funktionen vereinfachen Ihre Informationsprozesse und bieten Möglichkeiten zur Automatisierung. 

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Das dürfte Sie auch noch interessieren: Drucker und Multifunktionsdrucker

Vom einfachen Schwarz-Weiss-Desktop-Drucker bis zum High-End-Multifunktionssystem bieten wir Ihnen eine breite Produktpalette an. Immer entsprechend Ihren Anforderungen an Geschwindigkeit und Qualität sowie mit wegweisenden Funktionen, mit denen Sie nicht nur die Kosten, sondern auch Ihre Prozesse optimieren. Diese Produktpalette ergänzen wir mit Scanning-Systemen und Aktenvernichtern, um Ihnen eine Gesamtlösung für Ihr Unternehmen bereitzustellen. 

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